Inbetriebnahme der Wärmepumpe: was Sie danach in der Hand haben
Stand der Richtwerte:
Nach der Inbetriebnahme sollten Sie fünf Dinge in der Hand haben: das Inbetriebnahmeprotokoll, die Heizlastberechnung, das VdZ-Formular zum hydraulischen Abgleich, die Bestätigung nach Durchführung (BnD) für die KfW und die Schlussrechnung. Dazu gehört eine Einweisung, nach der Sie die Regelung Ihrer Wärmepumpe selbst bedienen können.
Die Inbetriebnahme ist der Moment, in dem aus einer Baustelle eine Heizung wird. Für Sie ist sie aber auch ein Verwaltungsschritt: Ohne die richtigen Unterlagen fließt keine Förderung, und ohne eine ordentliche Einweisung bleiben Einstellungen ungenutzt, die im Alltag Strom sparen. Dieser Beitrag zeigt, was bei der Übergabe auf den Tisch gehört.
Die Übergabe-Mappe: Unterlagen im Überblick
Bitten Sie den Installateur, alle Unterlagen gesammelt zu übergeben – auf Papier oder als Dateien. Diese Tabelle zeigt, wofür Sie welches Dokument brauchen:
| Unterlage | Wofür Sie sie brauchen | Wer sie ausstellt |
|---|---|---|
| Inbetriebnahmeprotokoll | Nachweis, dass die Anlage geprüft und eingestellt übergeben wurde; Grundlage für spätere Nachjustierung | SHK-Fachbetrieb |
| Raumweise Heizlastberechnung nach DIN EN 12831-1 | Nachweis der Auslegung; Grundlage für Heizkörpertausch oder spätere Sanierungen | SHK-Fachbetrieb oder Energieeffizienz-Experte |
| VdZ-Formular zum hydraulischen Abgleich (Verfahren B) | Pflichtnachweis für die KfW-Förderung | SHK-Fachbetrieb |
| Bestätigung nach Durchführung (BnD) | Voraussetzung für den Auszahlungsantrag bei der KfW | Fachbetrieb oder Energieeffizienz-Experte |
| Schlussrechnung(en) | Auszahlung der Förderung; Gewährleistung | alle beteiligten Betriebe |
| Bedienungs- und Installationsanleitung des Geräts | Bedienung, Fehlermeldungen, Einstellungen | Hersteller, übergeben vom Betrieb |
| Nachweis der iMSys-Bestellung | Förderbedingung seit dem 21.07.2026 | Messstellenbetreiber (Bestellung durch Sie oder den Betrieb) |
| Anmeldung beim Netzbetreiber nach § 14a EnWG | reduziertes Netzentgelt | Installateur oder Elektriker |
Bewahren Sie diese Mappe dauerhaft auf. Wer das Haus später verkauft oder saniert, ist froh, Auslegung und Einstellwerte schwarz auf weiß zu haben.
Die Einweisung: was Ihnen gezeigt werden sollte
Eine gute Einweisung ist kein schneller Rundgang mit dem Handbuch unter dem Arm. Nehmen Sie sich Zeit, schreiben Sie mit oder fotografieren Sie die Bildschirme der Regelung. Diese Punkte sollte der Installateur mit Ihnen durchgehen:
- Betriebsarten: Heizen, Warmwasser, Sommerbetrieb, Abwesenheit – wo man sie umschaltet und was sie bewirken.
- Heizkurve: Welche Kurve eingestellt ist, welche Vorlauftemperatur sich daraus bei Frost ergibt und wie man sie behutsam anpasst.
- Raumtemperatur und Thermostate: Warum die Thermostatventile meist offen bleiben sollten und die Regelung über die Heizkurve läuft.
- Warmwasser: Welche Speichertemperatur eingestellt ist, wann der Speicher aufgeheizt wird und welche Rolle der elektrische Heizstab dabei spielt.
- Heizstab: Wann er zuschaltet und wo man sieht, wie oft er läuft.
- Anzeigen und Fehlermeldungen: Welche Meldungen harmlos sind, bei welchen Sie den Betrieb anrufen sollten.
- Verbrauchswerte: Wo Regelung oder Zähler Strom und erzeugte Wärme anzeigen, damit Sie die Effizienz im Blick behalten.
- Außengerät: Was es im Winter beim Abtauen tut, warum dabei Dampf aufsteigen kann und dass Laub und Schnee das Gitter nicht zusetzen dürfen.
Hilfreich ist auch ein kurzes Protokoll der Einweisung, das Sie und der Installateur unterschreiben. Darin stehen die eingestellte Heizkurve, die Warmwassertemperatur und die Betriebsart, mit der die Anlage übergeben wurde. Verstellt später jemand etwas, finden Sie so schnell zum Ausgangszustand zurück.
Fragen Sie am Ende der Einweisung, wen Sie bei Problemen erreichen und wie. Eine Telefonnummer auf dem Gerät ist mehr wert als jede Broschüre.
Die Fristen nach der Inbetriebnahme
Mit der Inbetriebnahme beginnen einige Fristen, die Sie im Kalender notieren sollten (Stand: November 2026):
- iMSys: Die Bestellung eines intelligenten Messsystems mit Steuerbox muss für geförderte Anlagen spätestens zur Inbetriebnahme erfolgt sein. Die vom Messstellenbetreiber berechneten Kosten zählen zu den förderfähigen Kosten.
- Nachweise bei der KfW: Innerhalb von sechs Monaten nach der letzten Rechnung reichen Sie im Portal „Meine KfW“ die BnD und die Rechnungen ein. Die Rechnungen müssen auf Deutsch und in Euro ausgestellt und per Überweisung bezahlt sein.
- Gesamtfrist: Die Arbeiten müssen innerhalb von 36 Monaten nach der Förderzusage abgeschlossen sein.
- Einkommensbonus: Wer ihn beantragt hat, reicht die Steuerbescheide als Nachweis ein; laut Merkblatt der KfW ist das voraussichtlich ab Januar 2027 möglich.
Die Förderung wird erst nach diesen Nachweisen ausgezahlt. Beim Zuschuss 458 besteht kein Rechtsanspruch, ausgezahlt wird im Rahmen der verfügbaren Mittel.
§ 14a EnWG: Anmeldung und Wahl des Moduls
Wärmepumpen mit mehr als 4,2 kW, die seit dem 01.01.2024 in Betrieb gehen, gelten nach § 14a EnWG als steuerbare Verbrauchseinrichtungen. Der Netzbetreiber darf ihre Leistung zeitweise reduzieren, muss aber 4,2 kW garantieren; im Gegenzug sinkt das Netzentgelt. Laut Bundesnetzagentur stehen drei Module zur Wahl:
- Modul 1: pauschale Reduzierung des Netzentgelts, nach Angaben der Bundesnetzagentur je nach Netzbetreiber 110 bis 190 € im Jahr (Stand 2023). Gilt, wenn Sie nichts anderes wählen.
- Modul 2: Der Arbeitspreis des Netzentgelts sinkt auf 40 %; dafür braucht die Wärmepumpe einen eigenen Zähler.
- Modul 3: zeitvariables Netzentgelt in drei Stufen, nur zusätzlich zu Modul 1 und mit intelligentem Zähler.
Welches Modul sich für Sie lohnt, hängt vom Netzbetreiber und Ihrem Verbrauch ab. Klären Sie die Wahl bei der Inbetriebnahme, denn sie hängt mit dem Zählerkonzept zusammen. Ein Heizstromtarif mit getrennter Messung kostete laut BDEW am 01.10.2026 im Mittel 29,0 ct/kWh.
Der erste Winter: nachjustieren statt hinnehmen
Eine frisch eingestellte Wärmepumpe läuft selten vom ersten Tag an optimal. Das ist normal. Erst im ersten Winter zeigt sich, ob die Heizkurve zu hoch oder zu niedrig liegt und ob einzelne Räume zu kühl bleiben. Notieren Sie, wann welche Räume nicht warm genug werden oder wann es zu warm ist, und lesen Sie den Stromverbrauch der Wärmepumpe regelmäßig ab.
Mit diesen Notizen kann der Installateur gezielt nachstellen: Heizkurve etwas absenken, wenn alle Räume zu warm sind, einzelne Ventilwerte ändern, wenn ein Raum zurückbleibt. Jedes Grad weniger Vorlauftemperatur verbessert die Effizienz um einige Prozent. Für die Einordnung: In der Feldmessung des Fraunhofer ISE kamen Luft-Wasser-Wärmepumpen in bestehenden Häusern im Mittel auf eine Jahresarbeitszahl von 3,4. Wie Abgleich und Heizkurve zusammenhängen, erklärt der Beitrag zum hydraulischen Abgleich.
Häufige Fragen
Muss ich bei der Inbetriebnahme dabei sein?
Ja, das ist dringend zu empfehlen. Nur so bekommen Sie die Einweisung an Ihrer eigenen Anlage und können sofort nachfragen. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein und bitten Sie alle, die später die Heizung bedienen, dazu.
Wer stellt die Bestätigung nach Durchführung aus?
Der Fachbetrieb, der eingebaut hat, oder ein Energieeffizienz-Experte. Klären Sie das schon bei der Bestätigung zum Antrag, damit am Ende niemand auf den anderen wartet. Ein Experte ist für den Zuschuss 458 nicht vorgeschrieben (Stand: November 2026).
Was ist, wenn ein Raum nach der Übergabe kalt bleibt?
Melden Sie es dem Betrieb mit Ihren Notizen. Meist lässt sich das über Ventilwerte oder die Heizkurve lösen. Hilft das nicht, zeigt die Heizlastberechnung, ob der Heizkörper in diesem Raum zu klein ist.
Was gehört nicht zur Inbetriebnahme?
Die Inbetriebnahme schließt den Einbau ab. Spätere Leistungen rund um eine bereits laufende Anlage sind nicht Teil dieser Vermittlung. Wir vermitteln Ihre Anfrage für die Neuinstallation einer Luft-Wasser-Wärmepumpe an bis zu drei Fachbetriebe in Ihrer Region; was zur kompletten Installation gehört, zeigt die Seite Wärmepumpe installieren lassen.